L’e-mail est l’un des moyens de communication les plus utilisés au travail aujourd’hui. Rapide et efficace, il simplifie souvent les échanges, mais peut aussi provoquer des malentendus. Les messages écrits ne transmettent ni gestes, ni expressions faciales, ni nuances de ton, alors qu’une conversation en personne aide à mieux comprendre et accepter ce qui est dit. C’est pourquoi il est essentiel de choisir avec soin les mots et expressions dans vos e-mails. Certaines expressions peuvent agacer vos collègues, même si vous les utilisez sans le vouloir, avec les meilleures intentions.
Le piège des excuses : « Désolé de vous déranger si tard... »
Une erreur fréquente est de commencer un e-mail par « Désolé de vous déranger si tard... ». Cette formule suggère que vous vous imposez une contrainte de temps et que vous vous excusez pour cela. Si vous devez répondre ou transmettre une information, faites-le avec assurance, sans démarrer votre message par une excuse qui peut donner une impression de manque de confiance ou de professionnalisme.
« Juste une petite question… »
Dans les échanges par e-mail, on rencontre souvent le mot « juste », comme dans « juste une petite question » ou « juste un petit rappel ». Ce mot minimise l’importance de votre message, comme si ce que vous alliez dire n’était pas vraiment important. Cette expression dévalorise votre propos et peut donner au destinataire l’impression que votre question n’est pas sérieuse.
« Je ne veux pas être insistant, mais… »
Une autre expression gênante que l’on glisse souvent sans s’en rendre compte dans nos e-mails. En commençant par « Je ne veux pas être insistant, mais... », on essaie d’éviter d’être perçu comme intrusif, mais cela peut agacer. Les collègues peuvent avoir l’impression que vous cherchez une excuse pour vous immiscer dans leur travail. Si vous avez une information importante à partager ou une question à poser, faites-le directement, sans suggérer que ce n’est pas approprié.
Le piège du « Merci d’avance »
On termine souvent un e-mail par « Merci d’avance ». Bien que poli, cela peut mettre une pression implicite sur le destinataire pour qu’il réponde ou exécute la demande. Préférez une formule plus douce, comme un simple « Merci » ou « Merci pour votre attention » pour conclure votre message.
« Désolé de vous déranger… »
Beaucoup commencent leur message par une excuse : « Désolé de vous déranger... ». La communication est la clé des relations humaines, et un e-mail n’est pas une intrusion quand il transmet une information utile. Plutôt que de commencer par une excuse, allez droit au but pour montrer que vous respectez le temps du destinataire tout en valorisant votre demande.
Comment maîtriser votre communication par e-mail
La correspondance professionnelle ne concerne pas seulement le contenu, mais aussi le style. Visez des messages polis et efficaces, sans commencer par des excuses inutiles ou des justifications. Utilisez des phrases claires et directes, et veillez à ce que votre message soit compréhensible et concis. Montrez aussi que ce que vous dites est précieux et important, pour entretenir des relations professionnelles et personnelles équilibrées et harmonieuses.
