L’email è uno degli strumenti più usati nella comunicazione lavorativa di oggi. È veloce e pratica, ma può anche creare fraintendimenti. I messaggi scritti non mostrano gesti, mimica o toni di voce, che invece aiutano a farsi capire e accettare in una conversazione diretta. Perciò, è importante scegliere con attenzione le parole nelle email. Alcune espressioni possono infastidire i colleghi, anche se usate con le migliori intenzioni, quasi senza accorgersene.
Il tiranno delle scuse: “Scusa se ti scrivo così tardi…”
Uno degli errori più comuni è iniziare un’email con “scusa se ti scrivo così tardi...”. Questa frase fa sembrare che tu ti sia imposto un limite di tempo e ora chiedi scusa per non averlo rispettato. Se devi rispondere o fornire informazioni, fallo con decisione, senza iniziare con una scusa che può far sembrare mancanza di sicurezza e professionalità.
“Solo una domanda veloce…”
Spesso nelle email si usa la parola “solo”, come in “solo una domanda veloce” o “solo un piccolo promemoria”. In realtà, “solo” sminuisce l’importanza del tuo messaggio, come se quello che stai per dire non fosse così rilevante. Questa espressione può far sembrare la tua richiesta meno seria e importante di quanto sia davvero.
“Non voglio essere invadente, ma…”
Un’altra espressione fastidiosa che spesso si infiltra nelle email senza accorgersene. “Non voglio essere invadente, ma...” è un modo per evitare di sembrare scortesi, ma spesso risulta solo irritante. I colleghi possono pensare che stai cercando una scusa per intrometterti. Se devi condividere informazioni importanti o fare una domanda, fallo direttamente, senza suggerire che ciò che chiedi sia fuori luogo.
La trappola del “Grazie in anticipo”
Spesso chiudiamo le email con “grazie in anticipo”. Anche se è una cortesia, può far sentire il destinatario sotto pressione a rispondere o esaudire la richiesta. Meglio optare per una chiusura più gentile, come un semplice “grazie” o “grazie per l’attenzione”.
“Scusa se disturbo…”
Molti iniziano le email con una scusa, tipo “scusa se disturbo...”. La comunicazione è alla base delle relazioni umane, e un’email con informazioni utili non è una seccatura. Invece di scusarti all’inizio, è meglio andare dritto al punto, mostrando rispetto per il tempo del destinatario e sottolineando che il tuo messaggio è importante.
Come prendere in mano la tua comunicazione via email
La corrispondenza lavorativa riguarda non solo il contenuto, ma anche lo stile. Punta a scrivere email cortesi ed efficaci, evitando scuse inutili e giustificazioni. Usa frasi chiare e dirette, assicurandoti che il tuo messaggio sia comprensibile e conciso. Così, dimostri che ciò che dici è prezioso e importante, mantenendo rapporti professionali e personali equilibrati e armoniosi.
