Es gibt kaum etwas, das ein Fest zuverlässiger belebt als ein Tisch mit einer Lostrommel. Kinder stehen Schlange, Erwachsene kaufen „nur noch fünf“, und am Ende ist die Kasse voller als bei jedem Kuchenverkauf. Wer eine Tombola zum ersten Mal organisiert, unterschätzt allerdings gern zwei Dinge: wie viel Vorlauf das Sammeln der Preise braucht und wie schnell ein schlecht sortierter Preistisch im Chaos endet. Beides lässt sich mit einem einfachen Plan vermeiden.
Sechs Wochen vorher: Zweck, Team und Preise
Fang mit einem Satz an, den später alle sagen können: Wofür ist der Erlös? „Für die neuen Bücher der Schulbibliothek“ verkauft sich um Längen besser als „für die Klassenkasse“. Dieser Satz steht später auf dem Plakat, auf dem Anfrageschreiben und wird am Stand hundertmal wiederholt.
Dann braucht es ein kleines Team mit klaren Rollen: eine Person für die Preisakquise, eine für Lose und Nummerierung, eine für den Aufbau, zwei bis drei für den Verkauf am Tag selbst. Für die Preise schreibst du lokale Geschäfte an – Bäckerei, Buchladen, Friseur, Fahrradwerkstatt, Blumengeschäft, Café. Am wirksamsten ist ein kurzer persönlicher Besuch mit einem Blatt Papier, auf dem Anlass, Datum, Verwendungszweck und eine Kontaktadresse stehen. Viele Betriebe geben lieber einen Gutschein für eine Leistung als Ware, das ist für sie leichter und für Gewinnerinnen genauso attraktiv.
Parallel sammelst du im eigenen Umfeld – aber mit einer Regel, die du deutlich kommunizierst: nur Neues oder wirklich Ungebrauchtes. Eine Tombola, deren Preistisch nach Kellerauflösung aussieht, verkauft beim nächsten Mal keine Lose mehr.
Lose, Quote und der Blick aufs Rechtliche
Die Faustregel für die Stimmung lautet: Es soll sich lohnen, mehr als ein Los zu ziehen. In der Praxis heißt das eine großzügige Gewinnquote – viele Feste fahren gut damit, wenn ungefähr jedes vierte bis fünfte Los gewinnt, oder gleich mit einer Tombola ganz ohne Nieten, bei der jedes Los einen Kleinpreis bringt und die großen Gewinne über besondere Nummern laufen. Die zweite Regel: Die Zahl der Lose richtet sich nach der Zahl der Preise, nicht umgekehrt. Erst zählen, dann drucken.
Praktisch bewährt haben sich vorgefertigte Losrollen mit doppelter Nummerierung: eine Hälfte in die Trommel, die andere an den Preis. Klebe jedes Los sichtbar auf den jeweiligen Preis, bevor das Fest beginnt, und leg eine Liste an, in die du jede Nummer mit Preis einträgst – spätestens wenn jemand fragt, ob der Hauptgewinn noch drin ist, bist du dankbar dafür.
Und der Punkt, den viele überspringen: Tombolen und Verlosungen unterliegen in Deutschland rechtlichen Regeln, die sich je nach Bundesland, Anlass und Größe unterscheiden. Frag rechtzeitig bei der Kommune beziehungsweise beim zuständigen Ordnungsamt nach, ob deine Veranstaltung angezeigt oder genehmigt werden muss. Ein Anruf, ein paar Wochen vorher, erspart im Zweifel eine unangenehme Überraschung am Festtag.
Der Tag selbst: Aufbau, Ablauf, Ruhe
Zwei Tische sind besser als einer: vorn Trommel und Kasse, dahinter der Preistisch, an den niemand außer dem Team herankommt. Sortiere die Preise nach Nummernbereichen, dann findet man sie in Sekunden. Die großen Gewinne stehen sichtbar, aber gesichert – sie sind die beste Werbung.
Preise pro Los rund und einfach halten, damit das Wechselgeld nicht zum Nadelöhr wird, und immer ein Angebot für mehrere Lose anbieten. Denk an eine Startkasse mit Kleingeld, an einen Stuhl für die Person am Verkauf und an eine kurze Pause im Schichtplan. Für Kinder lohnt sich eine eigene niedrige Trommel oder ein Hocker – wer selbst greifen darf, kommt wieder.
Wie viele Lose brauche ich für ein Schulfest?
Das hängt an der Zahl der Gäste und an deiner Gewinnquote, nicht an einer festen Zahl. Rechne mit einer realistischen Besucherzahl, geh davon aus, dass viele Familien mehrere Lose kaufen, und stelle die Losmenge dann so ein, dass sie zu deinen gesammelten Preisen passt – lieber eine kleinere, gut gefüllte Tombola als eine große mit dünnem Preistisch.
Was mache ich mit Preisen, die niemand abgeholt hat?
Leg vorher eine klare Regel fest und schreib sie aufs Plakat, zum Beispiel, dass Gewinne bis Festende abgeholt werden müssen. Was übrig bleibt, kannst du für die nächste Veranstaltung aufheben, an eine soziale Einrichtung weitergeben oder in der letzten Stunde als Sonderaktion ausspielen – Hauptsache, die Entscheidung ist vorher getroffen und nicht im Trubel.
Und danach: der Teil, der oft vergessen wird
Bedanke dich schriftlich bei allen Betrieben, die Preise gespendet haben, am besten mit einem Foto vom Stand und der Summe, die zusammengekommen ist. Das kostet einen Abend und macht die Akquise im nächsten Jahr zur Formsache. Notiere außerdem in einem kurzen Protokoll, was gut lief und was gefehlt hat. Wer diese Notiz aufhebt, organisiert die zweite Tombola in der halben Zeit.
