Irgendwann fällt dein Name. Auf dem Elternabend, in der Vereinsversammlung, in der Nachbarschaftsgruppe: „Machst du die Tombola?" Und weil eine Tombola nach etwas Nettem klingt – ein Karton, ein paar Lose, gute Laune – sagst du zu. Was dann folgt, ist eine kleine Logistikaufgabe mit vielen Beteiligten, die aber wirklich beherrschbar ist, wenn man sie in der richtigen Reihenfolge angeht. Ich habe das inzwischen ein paar Mal gemacht und rate zu einem Grundsatz: Erst entscheiden, dann sammeln. Nicht umgekehrt.
Die Fragen, die vor dem ersten Preis geklärt werden
Setz dich vorher mit den Verantwortlichen zusammen und klärt fünf Dinge schriftlich: Wofür ist der Erlös? Wie viele Gäste erwartet ihr ungefähr? Was soll ein Los kosten? Wie viele Menschen stehen am Stand? Und: Braucht ihr eine Erlaubnis? Der letzte Punkt wird gern übersehen. Die Regeln für Verlosungen unterscheiden sich in Deutschland je nach Bundesland, Anlass und Größe – ein kurzer Anruf beim Ordnungsamt oder der Gemeinde klärt in fünf Minuten, ob für euer Fest etwas anzumelden ist. Das ist unangenehmer zu recherchieren als Preise einzusammeln, aber es ist der Punkt, der euch später Ärger erspart.
Legt außerdem fest, ob ihr eine Tombola mit Nieten macht oder eine, bei der jedes Los gewinnt. Die zweite Variante ist bei Kinderfesten fast immer die bessere: weniger Tränen, weniger Diskussionen, mehr verkaufte Lose. Dafür brauchst du sehr viele kleine Preise.
Preise sammeln, ohne zu betteln
Der wirksamste Weg ist ein kurzer, freundlicher Spendenbrief an lokale Geschäfte – eine halbe Seite reicht: wer ihr seid, wofür der Erlös ist, wann das Fest stattfindet, bis wann ihr etwas abholen könntet und dass der Name des Geschäfts am Stand sichtbar gemacht wird. Persönlich vorbeigehen bringt mehr als E-Mail, und Dienstagvormittag mehr als Samstagnachmittag. Frag gezielt: „Hätten Sie einen Gutschein oder einen kleinen Sachpreis für uns?" ist einfacher zu beantworten als „Hätten Sie etwas für uns?".
Parallel läuft die interne Sammlung. Wichtig: klare Ansage, was ihr nicht gebrauchen könnt. Angebrochene Kosmetik, Plüschtiere in unbekanntem Zustand, Restposten aus dem Keller. Ein Satz wie „Neu oder neuwertig, bitte nichts, was du selbst nicht geschenkt bekommen möchtest" verhindert, dass du am Vorabend Müll sortierst.
Der Aufbau am Tag selbst
Sortiere die Preise vorher in drei Gruppen: Hauptgewinne, mittlere Preise, viele Kleinigkeiten. Nummeriere alles und klebe die Losnummer gut sichtbar auf die Verpackung, nicht auf ein Etikett, das abfällt. Führe eine einfache Liste – Nummer, Preis, Spender – auf Papier, nicht nur auf dem Handy, denn das Handy ist am Nachmittag leer.
Am Stand brauchst du: eine blickdichte Trommel oder einen großen Behälter, in dem man wühlen kann, eine Kasse mit reichlich Kleingeld, einen Tisch nur für die Übergabe der Gewinne und einen zweiten Menschen. Immer zwei Personen: eine verkauft, eine gibt aus. Sonst entsteht die Schlange, an der die Stimmung kippt. Stell die drei größten Gewinne sichtbar auf, gern erhöht auf Kisten mit Tuch darüber – sie sind die Werbung. Und halte einen Karton mit Ersatzkleinigkeiten unter dem Tisch bereit für den Fall, dass ein Preis verschwindet oder ein Kind sehr enttäuscht ist.
Nach dem Fest ist auch noch Arbeit
Plane 45 Minuten fürs Abbauen und für nicht abgeholte Gewinne ein. Notiere, welche Nummern offen sind, und leg fest, bis wann und wo man sie abholen kann – ein Aushang oder eine Nachricht in der Gruppe reicht. Danach kommt der Teil, den man am liebsten vergisst und der am meisten bringt: Danke sagen. Eine kurze Nachricht an jedes Geschäft mit dem Ergebnis („Wir haben so und so viel für die Klassenfahrt eingenommen") sorgt dafür, dass du im nächsten Jahr nicht wieder bei null anfängst. Schreib dir außerdem sofort auf, was gut lief und was nicht. Dieses eine Blatt ist beim nächsten Mal Gold wert.
Wie viele Preise brauche ich für eine Tombola?
Rechne von den Losen her, nicht von den Preisen: Schätze, wie viele Lose ihr realistisch verkauft, und entscheide dann die Gewinnquote. Bei einer Tombola, bei der jedes Los gewinnt, brauchst du entsprechend genauso viele Preise wie Lose – deshalb dort lieber wenige Lose drucken und viele Kleinigkeiten bündeln, statt mit einer riesigen Trommel zu starten.
Was mache ich mit Gewinnen, die niemand abholt?
Legt das vorher fest und schreibt es auf ein kleines Schild am Stand, etwa dass nicht abgeholte Preise nach einer bestimmten Frist beim nächsten Fest wieder verlost oder gespendet werden. So musst du am Ende des Tages nichts allein entscheiden und niemand fühlt sich übergangen.
