El correo electrónico es una de las formas más comunes de comunicación en el trabajo hoy en día. Aunque simplifica mucho las cosas al ser rápido y eficiente para compartir información, también puede generar malentendidos. Los mensajes escritos no incluyen gestos, expresiones faciales ni matices de voz, que en una charla cara a cara ayudan a entender y aceptar lo que decimos. Por eso, es fundamental elegir con atención las palabras y expresiones en nuestros correos. Algunas pueden resultar especialmente molestas para nuestros colegas, incluso si las usamos sin darnos cuenta con la mejor intención.
La tiranía de disculparse: «Perdona la hora...»
Un error común es empezar un correo con «perdona la hora...». Esta frase sugiere que te has impuesto un límite de tiempo y ahora pides disculpas por no cumplirlo. Si tienes que responder o compartir información, hazlo con seguridad y evita comenzar con una disculpa que puede mostrar falta de confianza y profesionalismo.
«Solo una pregunta rápida...»
En los correos es común usar la palabra «solo», como en «solo una pregunta rápida» o «solo un pequeño recordatorio». Pero «solo» minimiza la importancia de tu mensaje, como si lo que vas a decir no fuera tan relevante. Esta expresión puede hacer que el destinatario sienta que tu pregunta no merece atención seria.
«No quiero ser insistente, pero...»
Otra frase que se cuela sin darnos cuenta en los correos es «No quiero ser insistente, pero...». Con ella intentamos evitar parecer invasivos, pero suele resultar molesta. Los colegas pueden sentir que solo buscamos una excusa para entrometernos. Si tienes algo importante que comunicar o preguntar, hazlo directamente y sin insinuar que no está bien hacerlo.
La trampa del «Gracias de antemano»
A menudo cerramos los correos con «gracias de antemano». Aunque es una muestra de cortesía, puede hacer que el destinatario sienta presión para responder o cumplir la solicitud. En lugar de eso, opta por un cierre amable como un simple «gracias» o «gracias por tu atención».
«Perdona la molestia...»
Muchos empiezan sus correos con una disculpa: «perdona la molestia...». La comunicación es la base de las relaciones humanas, y un correo con información relevante no es una molestia. En lugar de disculparte, es mejor ir directo al punto, mostrando que valoras el tiempo del destinatario y que tu mensaje es importante.
Toma el control de tu comunicación por correo
La correspondencia laboral no solo trata del contenido, sino también del estilo. Busca que tus correos sean amables y efectivos, sin empezar con disculpas innecesarias o explicaciones excesivas. Usa frases claras y directas, y asegúrate de que tu mensaje sea comprensible y conciso. Así, transmitirás que lo que dices es valioso, manteniendo relaciones profesionales y personales equilibradas y armoniosas.
