E-Mails sind heute eine der am häufigsten genutzten Kommunikationsformen am Arbeitsplatz. Sie machen vieles einfacher, denn sie sind schnell und effektiv, können aber auch zu Missverständnissen führen. Geschriebene Nachrichten enthalten keine Gesten, Mimik oder Nuancen der Stimmlage, die in persönlichen Gesprächen helfen, unsere Botschaft besser zu verstehen und anzunehmen. Deshalb ist es besonders wichtig, die Wörter und Formulierungen in unseren E-Mails sorgfältig auszuwählen. Manche Ausdrücke können Kolleg:innen nämlich richtig auf die Nerven gehen – auch wenn wir sie unbewusst und mit den besten Absichten verwenden.
Die Tyrannei der Entschuldigung: „Entschuldige, dass ich so spät schreibe…“
Ein häufiger Fehler ist es, eine E-Mail mit „Entschuldige, dass ich so spät schreibe…“ zu beginnen. Diese Formulierung suggeriert, dass du dir selbst eine Zeitvorgabe gesetzt hast und dich jetzt dafür entschuldigst. Wenn du jemandem antworten oder Informationen geben musst, dann mach das selbstbewusst – vermeide es, deine Nachricht mit einer Entschuldigung zu starten, die Unsicherheit und mangelnde Professionalität ausstrahlen kann.
„Nur eine kurze Frage…“
In E-Mails begegnet uns oft das Wort „nur“, zum Beispiel in „nur eine kurze Frage“ oder „nur eine kleine Erinnerung“. Dabei wird die Bedeutung deiner Nachricht heruntergespielt, als wäre das, was du sagen möchtest, nicht so wichtig. Diese Formulierung schwächt deine Botschaft ab und vermittelt dem Empfänger das Gefühl, deine Frage sei nicht wirklich relevant.
„Ich will ja nicht aufdringlich sein, aber…“
Ein weiterer nerviger Ausdruck, der sich oft unbemerkt in E-Mails einschleicht. Mit „Ich will ja nicht aufdringlich sein, aber…“ versuchen wir, unangenehmes Verhalten zu entschuldigen – doch meistens wirkt es einfach nur störend. Kolleg:innen fühlen sich oft, als suchtest du nur einen Vorwand, dich einzumischen. Wenn du wichtige Informationen mitteilen oder Fragen stellen möchtest, dann mach das direkt und vermeide den Eindruck, dass dein Anliegen unangebracht ist.
Die Falle des „Danke im Voraus“
Oft fügen wir am Ende einer E-Mail „Danke im Voraus“ hinzu. Obwohl das höflich gemeint ist, kann es beim Empfänger den Eindruck erwecken, dass wir Druck ausüben, damit die Bitte erfüllt oder die Antwort gegeben wird. Stattdessen kannst du die Nachricht einfach mit einem freundlichen „Danke“ oder „Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit“ abschließen.
„Sorry, dass ich störe…“
Viele beginnen ihre E-Mail mit einer Entschuldigung – „Sorry, dass ich störe…“. Kommunikation ist eine Grundvoraussetzung für gute Beziehungen, und eine E-Mail mit relevanten Informationen ist keine Belästigung. Statt mit einer Entschuldigung zu starten, ist es besser, direkt zum Thema zu kommen. So zeigst du, dass dir die Zeit des Empfängers wichtig ist und dein Anliegen ebenfalls Gewicht hat.
So übernimmst du die Kontrolle über deine E-Mail-Kommunikation
Arbeits-E-Mails drehen sich nicht nur um den Inhalt, sondern auch um den Stil. Achte darauf, dass deine Nachrichten höflich und effektiv sind, ohne mit unnötigen Entschuldigungen oder Rechtfertigungen zu starten. Nutze stattdessen klare, zielgerichtete Sätze und sorge dafür, dass deine Botschaft verständlich und prägnant ist. Gleichzeitig sollte jeder erkennen, dass deine Nachricht wertvoll und wichtig ist – so stärkst du sowohl deine beruflichen als auch persönlichen Beziehungen auf eine harmonische Weise.
