Es gibt diese eine Schublade. In fast jedem Haushalt. Darin liegen Kontoauszüge aus drei Jahren, eine Versicherungspolice, zwei Garantiebelege für Geräte, die längst entsorgt wurden, und ein Brief, den man damals "später in Ruhe" lesen wollte. Solange niemand fragt, funktioniert das System. Unangenehm wird es erst in dem Moment, in dem jemand etwas von dir möchte – eine Behörde, eine Bank, ein Versicherer – und du anfängst zu suchen.
Gerade läuft eine breite Diskussion darüber, dass Ämter bei bestimmten Einkünften genauer hinsehen und Nachweise anfordern können. Was davon im Einzelfall gilt, klärt dir niemand besser als eine Steuerberatung oder ein Lohnsteuerhilfeverein. Was du aber heute schon tun kannst, ohne Fachwissen und ohne Angst: deine Unterlagen so sortieren, dass eine Anfrage nur noch eine halbe Stunde kostet statt eines ganzen Wochenendes.
Erst sortieren, dann abheften
Der häufigste Fehler ist, direkt mit Ordnern und Registern zu beginnen. Das überfordert, weil man bei jedem Blatt zwei Entscheidungen gleichzeitig trifft: Behalten? Und wohin? Mach daraus zwei Durchgänge. Im ersten legst du vier Stapel an: "Wichtig, bleibt", "Unsicher", "Erledigt, kann weg" und "Gehört jemand anderem" – also Papiere der erwachsenen Kinder, eines Vereins, eines Erbfalls.
Der Stapel "Unsicher" ist der entscheidende. Er darf groß sein. Alles, bei dem du zögerst, wandert dorthin und wird beim zweiten Durchgang noch einmal angesehen, dann aber nur noch mit einer einzigen Frage: Könnte mich jemand nach diesem Blatt fragen? Werbung, Zahlungserinnerungen längst bezahlter Rechnungen und doppelte Ausdrucke fallen dabei fast von allein heraus.
